【タスク管理】残業は良くないけど、必要だと考えている人へ

【タスク管理】残業は良くないけど、必要だと考えている人へ

こんにちは。
皆さん、残業は月に何時間ぐらいしてますか?
一日2時間だとすると、週に10時間。月に40時間から50時間ほどでしょうか。
これはもしかすると普通かもしれないし、いやいや俺はもっとしてるぜ!
という人もいるかもしれませんが、僕は月に10時間でも多すぎると思います。
僕はほぼ毎日ノー残業です。
残業はしないように計画を立てているし、するべきではないと考えています。
もちろん残業時間を含めてスケジュールを立てるようなことは絶対にしません。

残業するという選択肢は無いと考えてきちんと計画をしてれば、
残業しないことは難しいことではありません。

では、なぜ残業をしてしまう人がいるのか。
残業をしないようにするにはどうすればいいのか。
僕なりの考えをまとめてみようと思います。

なお、この記事は残業をしたい人、することに意義を感じている人については触れません。
残業したくないのにしてしまう人、やらされている人、やらざるを得ない状況になっている人など、
残業は良くないなんて分かっているけど、やるざるを得ないんだ!という人へ向けて書きます。

なぜ残業をしてしまうのか、残業しないようにするには?

これには様々な理由があると思います。

  • やるべきタスクに対して、時間が足りない。
  • まわりが残業していて帰りづらいので、自分も合わせて残業してしまう。
  • 納期が迫っている。
  • 残業することが正義で、残業しない奴はやる気が無い。という風潮がある。

こういった理由が多いのではないでしょうか。

やるべきタスクに対して時間が足りない

まず、1日の作業時間が8時間だとして、
今日やるべきタスクが、そもそも8時間じゃ足りないのか、
それとも8時間で終わると思っていたタスクが終わらなかったのか。
という違いは、はっきりさせるべきだと思います。
今日やるべきタスクが8時間で足りないという場合は、作業を減らすかしかないです。
作業を減らすというのは、今の時点でやらなくてもいい作業を削るか、
無駄な作業を減らす、あるいは無くす方法を考えるか、作業そのものを違う日に回すかです。

8時間で終わると思った作業が終わらなかった場合は、
自分の見積もり方に問題があったという事実を受け入れて、特別な事情が無い限り、
残った分は後日のタスクとして回してしまいましょう。

ここで、「足りない分、足りなかった分を残業でカバーする」
という考えになる方が多いのではないかと思いますが、それは極力避けるべき解決方法だと思います。
残業でカバーするという方法を選択してしまうと、
作業に無駄が無いか、効率良くする方法は無いか、本当に必要な作業なのかを
考える機会を失うことになります。

例えば、日報をPCで書くというタスクをこなすのに2時間かかってしまう人がいるとします。
この人は、キーボードの操作に慣れておらず、タイピングすること自体に時間がかかってしまうし、上書き保存のショートカットキーを知りません。
文章を書く時、常に手元を見ながらキーを叩き、保存する時はツールバーの[ファイル]を押して、[上書き保存]を押す。という手順です。
ある時、面倒くさくて上書き保存をせずに、ひたすら文章を書き続けていたところ、1時間ほどかけて書いたテキストを保存せずに閉じてしまいました…
一から書き直しです。
2時間で終わると見積もっていた作業が、そこからまたさらに2時間かかってしまい、残業をすることになってしまいました。

この人がやるべきことは、キーボードの操作をマスターすることです。
時間が足りなかった分を残業でカバーすることでも無ければ、
時間の見積もりを2時間から3時間に増やすことでもありません。
自分の作業に無駄が無いか、効率良くする方法が無いかを真剣に考えれば、
改善することもできるはずなのに、
それをせずに、これは時間がかかってしまうもの。と考えて毎日それを繰り返しているのです。
自分がやっている作業でも、これに近いことをしてしまっていませんか?
(この例の場合、
そもそも日報を書くというタスクそのものが本当に必要なのかを考える必要もありますね。
複数の人間がそれぞれ数時間もかけて書いた日報にそれほどの価値があるのか。
それにかけた時間をもっと価値のあることに向けることはできないのかを
考えるべきでもあると思います。)

まわりが残業していて帰りづらいので、自分も合わせて残業してしまう。

これは、本当に無駄だと思うし絶対にやるべきではない、、、とは言いません。
僕も経験はありますし、やってしまいます。

僕が考える対応策としては、まず可能な限り残業をしている人を手伝ってあげることだと思います。
僕の経験上、「何か手伝えることありますか?」と聞けば、
本当に困っているのでも無い限り、
だいたい帰ってくる答えは「いや、大丈夫。ありがとう。」です。
つまり、こちらから手伝うことはあるかと聞いて、
相手がそれを必要としていないということになります。
そうなれば、自分は何も気にせず帰ることが出来ます。

たまに、「じゃあこれ手伝ってもらっていい?」という答えも
もちろん帰ってくることもありますが、その時は、一生懸命手伝いましょう。
矛盾するようですが、手伝ったことで、結果的に自分が残業することになったとしても、
それは気にしなくてもいいと思います。
誰かの作業を手伝うことで、その人がどんな手順でどんな作業をしているかを見て、
もしかしたら、「こうしたら、もっと楽に出来ますよ」というアドバイスができるかもしれないし、
逆に「あぁ、このやり方は効率的だなぁ」という発見になるかもしれません。
誰かと一緒に作業する機会は多い方が良いと個人的には思います。
また、手伝うことによって、手伝われた側は多少なりとも申し訳ないという気持ちになるはずで、
それがきっかけで作業そのものを見直すことになる可能性もあります。

そもそも担当するのが自分だろうと、他の誰かであろうと、
自分の属している組織がやるべきタスクだということを忘れないようにしましょう。
自分のタスクは自分のタスク、他人のタスクは他人のタスク。
自分のやるべきことが終わったら、あとは関係ありません。みたいな態度は絶対ダメです。
当たり前ですが、そんな態度を良く思う人はいません。

納期が迫っている。

つまり、今やらないと納期に間に合わない危機的状況という時です。
これについては、もう諦めて残業するしか無い場合が多いとは思いますが、
それでも一旦冷静になって、本当に今やらないといけないのか?と考える必要があると思います。

例えば、クライアントに今日中に提出しなければならない資料があったとして、それを必死に整理し、
その日の夜遅くにメールで送信しました。
クライアントから返事が来たのは2日後でした….。

そんなパターンありませんか?
つまり、自分の中では今日中に仕上げなければ!と思っていたけど、
相手がそれを確認したのは次の日だったり、もっと後だったりのパターンです。
けっこうよくあることだと思います。

これは、めちゃくちゃ重要だと思っていたことが実はそうでも無かったという場合ですが、
そうではなく、間違いなく重要で、多くの関係者に影響を与えるようなタスクの納期が迫っていて、
それを大急ぎでやらなければならないという場合。
これに対しても、本当に今やらないといけないのかを考える必要があると思います。
そんなに重要な仕事を、残業しながら疲れている状態でやってしまっていいのでしょうか?
もしミスがあったりしたらどうするのでしょうか?

本当に大事なことは、頭が冴えている時間帯や、
何かあっても対応できる時間帯にするべきだと思います。
疲れ切っていて、何かあった時は徹夜で対応します。というのは無責任だし、信用できません。

そういうものは、間に合わなさそうというのをしっかり報告して、
納期を変更してもらうことが一番だと思います。
遅れた仕事を、休日出勤して終わらせます!徹夜で対応します!気合いで乗り切ります!
というのは無責任だと僕は思います。
そもそも遅れていることが問題です。

残業することが正義で、残業しない奴はやる気が無い。という風潮がある。

それはブラック企業です。無視しましょう。もしくは辞めましょう。
相手にしてはダメです。
そんなところで出世しても意味も無いし、自分もその考えに侵されてしまいかねません。

個人的に心がけていること

まず、タスク管理をするうえで、残業という選択肢は無いと考えましょう。
これは簡単です。
1日が24時間しかないのと同じで、働く時間も8時間しかないのです。
足りなくても、どうしてももっと時間が欲しくても、1日は25時間にはなりません。
そう考えていれば、自ずと限られた時間内でやるべきことをやる方法を考えることになります。

そして、1週間あるいは1日にやるタスクはあらかじめ決めておくのも大事だと思います。
どこまでやればOKなのか決めていないと、自分が予定通りに作業できているのか、遅れているのかの判断ができません。
進捗の判断ができていないせいで、なんだか不安で帰れない。とりあえずやれるところまで、やろう。
という人を見たこともあります。

まとめ

色々と心がけたり、工夫はしているつもりですが、
やっぱり上手く時間管理やタスク管理が出来ていないこともまだまだあります。
作業の効率の問題や、集中力の問題、未知の領域の問題で正確な見積もりが出来ない場合もあります。
だけどそれに対しての解決策として、残業をして足りなかった時間を補うのではなく、
それぞれの問題を解決することを今後も考えていきたいと思っています。