【プログラマー向け】上手にタスク管理を続ける4つの方法

【プログラマー向け】上手にタスク管理を続ける4つの方法

データを1ヶ所に集める

仕事用に何冊もメモ用のノートを持っていたり、タスク管理やスケジュール管理のアプリを複数使っていませんか?
自分自身も、「書いて不要になったらすぐに捨てられるふせん紙、重要な長期的な予定をメモするスケジュール帳、直近でやるべきことを数時間単位で管理する用のタスク管理ツール、プライベートの予定を記入するスケジュール帳」というように、データを管理するツールを細かく分けていた時がありました。

しかし、そのような方法だと、
どのノートにどんなことが書かれているかわからない。
約束の日時をどこにメモしたかわからない。
ということが起きて、混乱してしまいます。
データがバラバラになっていると、そのデータを集めたり、整理することに時間がかかってしまいます。

 

データは1ヶ所に集めるべきです。
「必要な情報はすべてここにある」とわかっていれば、管理がものすごく楽になります。

とにかく未完了のタスクを減らす

未完了のタスクの山を見るのは、本当に憂鬱です。
まるで、たまりにたまった洗濯物を見るときのような気分になりますよね。
未完了のタスクはストレスそのものです。
ストレスが溜まってしまうと、生産性がかなり落ちてしまいます。

 

未完了のタスクを見るとストレスを感じるので、見ないようにしてしまう可能性があります。
その結果いつまでも放置されて、いずれ問題が発生します。

 

未完了のタスクを一瞬で片付ける方法があればいいのですが、残念ながらそんな魔法はありません。
「とにかく未完了のタスクを減らす。」と意識するしかないようです。

まずは安易にタスクを後回しにしないようにしましょう。
今すぐやればいいものを、「簡単だし、いつでもできるから」とか「今日じゃなくてもいいし」と言って後回しにしていると、どんどん未完了のタスクは溜まっていきます。

そして、すでに溜まってしまった未完了のタスクは、見て見ぬ振りをせず、減らす努力をしましょう。
そのタスクの中には、やってしまえばすぐに終わるような簡単なものも必ずあります。
少しでも減らすことができれば、心理的なストレスはかなり軽減できます。
調子が上がってきたら、バンバン着手していきましょう。

やるべき仕事を全部片付けた時には、言い表せないくらい最高な気分を味わえるはずです。

優先順位を明確にする

仕事においてのタスク管理は、やるべきことを管理するだけでなく、どのタスクからやるべきかという「優先順位」を考えることも必要です。
タスクの中には、緊急でやるべきものもあれば、さほど重要ではないものもあるでしょう。
優先順位を考えずに取り組もうと思うと、楽なものからどんどん片付けていき、緊急性の高いタスクや、難しいタスクは後回しになってしまうでしょう。

優先順位を決める方法や基準を、自分のなかで決めておくといいでしょう。
例えば、僕が勤めていた会社では、以下のような基準が定められていました。

  1. クライアントのビジネスに影響を与えるような不具合の改修
  2. 期限が今日のタスク
  3. 期限が今週のタスク
  4. 他の作業者の進捗に影響を与えるような作業(例:新人のPCのセットアップ、開発者が自分以外のプログラムの設計書作成など)
  5. それ以外

一番上が優先度が最も高く、一番下が優先度がもっとも低いです。
この基準があれば、期限が今日のタスクがあっても、クライアントに影響があるような問題があれば、そこを最優先にすればいいとわかります。
また、他の作業者に影響があるようなタスクがあっても、期限が今日のタスクを優先すればいいとわかります。
このように決めておけば、どちらを先にやるか考える必要もなく、他者とそれについて議論する必要もないでしょう。
(もちろん、そもそもそういった優先度の高い作業が競合しないように気をつけることが大前提です。)

一つひとつのタスクの見積もりが数時間以内になるようにする

これはどういうことかというと、例えば「タスクA 見積もり工数:1ヶ月」というタスク管理はダメだということです。
それだと、大きなタスクのなかの、どの部分が完了していて、どの部分が未完了なのかわからない。
やるべきことが把握できない。
作業の優先順位がつけられない。
という問題が発生します。

1ヶ月かかるタスクがあるのであれば、もっと分解して考えましょう。
アプリケーション開発であれば、画面ごとにわけたり、機能ごとにわけるなどして分解します。

「モックアップ作成 見積もり工数:3時間」
「DB設計 見積もり工数:1時間」
「ログイン機能実装 見積もり工数:2時間」
というように、適度に細かく分解して管理しましょう。

タスクを細かく分解することで、巨大で複雑に見えた問題が、単純で小さな問題の集合だったということに気づくこともできます。
アフリカに、「ゾウを食べるには、一口ずつ」という格言があるようです。
徹底して分解してみれば、数時間で終わらせられる作業ばかりだとわかるので、精神的にかなり楽になり、
それを片付けていけば、確実に完了に向かっているという実感を得られるので、モチベーションもあがるはずです。

参考文献

これまでにあげたポイントは、以下の書籍を参考に、実践してみた内容となります。
とくに「エンジニアのための時間管理術」は、タスクの管理方法、優先順位づけ、集中や割り込みに対する対策や考察が書かれている他、
ストレス管理や、時間の浪費についても書かれており、かなり興味深い内容になっています。

【超重要】知的生産者のためのフロー状態になる方法とコツ

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